では、他に質問がある方はいらっしゃいますか？ ……。じゃあ…お時間になりましたので…、会議は以上とさせていただきます。ありがとうございました。……。ありがとうございました。……。
ブチッ。
はあ…モヤモヤしません？ これ。私、ずっとモヤモヤしてるんです。リモート会議の締め方。
ちなみに先日、小娘の学校で成果発表を見る機会があったんです。みんなすごく一生懸命発表してるんですが、最後はなぜかモゾモゾ。「終わらせ方がわからない…」って顔してました。
それを見て、私は「リモート会議と同じだ」と思ったんです。というわけで、今回は「リモート会議や発表をどう締めればいいのか？」について、考えてみようと思います。
リモート会議はどうやって締めればいい？
会議を振り返って次にやることを確認する
私が今まで色々なリモート会議に参加してきた中で、「この人うまいなぁ」って思った人は、最後にその会議を振り返ります。
「今日はこの件について議論して、決定事項はこれとこれ、検討事項はそれとそれ」みたいにね。宿題事項があれば、誰がいつまでにやるのかも確認します。
報告が中心の会議だったら、「今日はこの件について報告して、ご指摘事項はこの3点の認識です」といった感じ。
こうすると、この1時間で何が進んだのかが参加者にもきっちり見えるので、「ちゃんと意味のある会議だった」ということが伝わります。
でも、もっと大事なのはここからです。「この件は『この方針』で進めます」「次回は何日に状況報告します」と…、先の動きまで相手に伝えます。
すると参加者の頭は、「いまこの瞬間の会議」から「次の行動」へと切り替わる。ここまでやってるからこそ、「では、会議は以上とさせていただきます。ブチッ。」も気にならない。
だって…、今よりも「次回の会議」の方が気になるから。つまり、リモート会議を自然に締めるためには、みんなの意識を未来に向ける。良い意味での「問題先送りテクニック(笑)」が重要なんです。
リモート会議にも「会議後の時間」を作る
ちなみに対面会議の場合、「じゃあ…今日は以上にしましょっか」と終わったあとも、「全員が一瞬で会議室から消える」わけではないですよね。
資料を閉じたり、パソコンをしまったりしながら、「最近忙しいっすよね」「売上どうっすか？」なんて話をしながら、みんなゾロゾロ席を立つ。この「会議後の時間」が、対面会議には存在します。
でもリモート会議だと、「会議は以上とさせていただきます。ブチッ。」で、場そのものが一瞬で消滅する。
でも私が見てきた限りだと、リモート会議の進行がうまい人や、特に社外研修のインストラクターなどは、「この時間」をすごく上手に作ります。
会議後も「私はあと5分くらい、マイクオンの状態で残ってますので、何かあれば話しかけてください」と伝え、資料をバサバサ片付けたり、お茶をズズズっと飲んだりする「生活音」を流します。
また、反応してくれそうな人がいれば「今日どうでした〜？」などと話を振る。こうやって会議後も場をすぐには消さず、参加者が一人ずつ自然に離れていく「会議後の時間」を作ります。
これって実は、かなり高度なテクニックなんじゃないかな…と思ってます。
発表やプレゼンはどうやって締めればいい？
では、発表やプレゼンはどう締めればいいのか。みんな、バカの一つ覚えみたいに「ご清聴ありがとうございました」で締めてません？
もちろん、王道の言い回しで悪くはないし、そもそも先生から「そう言え」と指導されることもあるでしょう。
でも先日、小娘たちの成果発表を見ていて、どうも最後はいきなりズドーン！と「ご清聴！」で終わる感じがして…、モヤモヤしたんです。
ちなみに、私はプレゼンするとき、最初に「今日は3つお話しします」と指を3本立てたり、資料の冒頭にアジェンダを載せます。
そして最後のセクションに入るときは一旦切って、「そして最後に」と一呼吸置く。これだけで聞き手も「あ、これが最後なんだ」と分かります。
飛行機だって突然着陸せず、「これから着陸態勢に入ります」と先に知らせますよね。
発表も同じで、聞き手を着陸態勢に入れておく。そうすれば最後の「ご清聴ありがとうございました」もスッと入ります。あと学生なら「緊張したけど無事に発表できてホッとしました。
ありがとうございました。」みたいに…、自分の気持ちを添えるのもいい。大人の目線から見ても「ああ、いいな」と思いました。
会議もメシも…在宅ワークならではのテクニックって、独特です。
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